Terugblik PGM Open Event 2020

Op 6 februari 2020 vond de achtste editie van het PGM Open Event plaats in DeFabrique in Utrecht waar ruim tweehonderd programmamanagers samenkwamen om opgedane kennis en ervaringen uit te wisselen en op deze manier van elkaar te leren. RONT Management Consultants was ook aanwezig op het PGM Event 2020 om een bijdrage te verzorgen over Rijker Verantwoorden.

Frank van Summeren, adviseur bij RONT Management Consultants en spreker op het Programma Management Open Event 2020.

Met een programma ga je met allerlei betrokkenen een verantwoordelijkheid aan voor een complexe opgave. Over die verantwoordelijkheid zul je ook regelmatig verantwoording moeten afleggen richting stakeholders, bijvoorbeeld richting opdrachtgevers. Dat kan best spannend zijn, zeker als de druk er flink op staat, als niet alles is gelukt of als het flink anders lijkt te gaan dan bedacht. Rijker Verantwoorden is een praktische methodiek die programmamanagers helpt om andere vormen van verantwoording te kiezen. Vormen die de spanning die verantwoording van nature oproept voorkomen en beperken, en die passen bij zowel de lange termijn focus van het programma als de korte termijn focus van veelal de opdrachtgever en de omgeving.

Als de spanning oploopt

Programma’s zijn per definitie ‘spanningsvolle’ ondernemingen. Spanningen horen erbij. Ze zijn er van nature, want het gaat ergens om. Denk bijvoorbeeld aan de traditionele spanning tussen het programma en de bestaande organisatie(s). Aan de spanning die ontstaat als iets verkeerd loopt of de druk wordt opgevoerd om te leveren. Of aan de spanning die kan oplopen tussen al die verschillende karakters die bij een programma betrokken zijn, met hun eigen ideeën en belangen.

Afwegingen maken

Soms liggen die spanningen midden op tafel, maar vaker nog ergens daaronder. Hoe het ook zij, je hebt manieren te vinden om er goed mee om te gaan. Om afwegingen en keuzes te (laten) maken, bijvoorbeeld tussen lange termijn effecten en korte termijn resultaten, tussen leren en realiseren, tussen bestuurlijke opportuniteit en organisatorische haalbaarheid, tussen uiteenlopende belangen, tussen groot maken en klein houden en tussen wendbaarheid en standvastigheid. Hoe ga je als programma om met deze spanningsvelden? Hoe creëer je de optimale spanningsboog in een programma? Hoe vind je een goede balans of ‘het juiste midden’? En: hoe ga je ermee om als de spanning niet meer ‘gewoon’ en vanzelfsprekend is, als er onbalans ontstaat, je het evenwicht verliest, of als de situatie niet meer werkbaar en effectief is? Tijdens het PGM Open Event 2020 gingen we samen met de participerende programmamanagers op zoek naar manieren en antwoorden hoe met deze spanningen om te kunnen gaan.

Verantwoording afleggen aan stakeholders

Programma’s dienen om bepaalde opgaven te realiseren binnen of tussen organisaties. Dit vraagt om interne of externe samenwerking met stakeholders. Over de voortgang en (verwachte) resultaten van programma’s moet horizontale en verticale verantwoording worden afgelegd aan betrokken stakeholders. Maar hoe leg je verantwoording af aan stakeholders (publiek, collega’s, partners, bestuur of financiers)? Doe je dat vooral met cijfers? Of weet je een rijker beeld neer te zetten? Hoe kun je met verantwoorden echt laten zien waar je mee bezig bent in een programma? Hoe je uitdagingen aanpakt en welke resultaten en effecten daaruit voortkomen?

Rijker Verantwoorden

Rijker Verantwoorden is een instrument dat door RONT Management Consultants is ontwikkeld in samenwerking met de Politieacademie in opdracht van de Politie. Rijker Verantwoorden kan helpen bij het mobiliseren van stakeholders, het gezamenlijk leren uit ervaringen, het realiseren van breed gedragen oplossingen en het legitimeren van de gehanteerde aanpak binnen een programma. Op deze manier kan spanning over het programma en/of tussen betrokken stakeholders (waar mogelijk) worden voorkomen en (waar nodig) worden beheerst. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om spanning als gevolg van afwijkende of zelfs conflicterende belangen van stakeholders die het gemeenschappelijk belang in de weg staan. Door dit inzichtelijk en expliciet te maken kunnen stakeholders met elkaar in dialoog gaan over een oplossing in plaats van dat het tot een botsing van belangen komt.

Zichtbaar maken wat je hebt gedaan en nog gaat doen

Verantwoording begint lang voor het moment dat eindresultaten en effecten van een programma zichtbaar worden. Het begint door zichtbaar te maken wat de beoogde ontwikkelingen en bijbehorende spanningen zijn. Op welke acties wil je aanspreekbaar zijn? Waarvoor ga je je inzetten? Welke doelen wil je halen, welke plannen ontwikkelen, welke procedures volgen of uitwerken? Verantwoordelijkheid dragen betekent zichtbaar maken wat je zult doen. En hoe. Tijdens en na het proces betekent verantwoording dragen dat je daadwerkelijk inzichtelijk maakt wat je het aan het doen bent waarmee je mogelijke spanningen voorkomt. Dat je voorgenomen acties realiseert, dat het leerproces gaande is of dat kansen die zich aandienen worden gepakt. Het is tonen wat er gaande is en aantonen dat het bijdraagt aan de beoogde ontwikkeling. Wanneer zich desondanks toch spanningen voordoen kun je verantwoorden wat je hebt gedaan om deze te voorkomen en wat je (nog) gaat doen om deze weg te nemen.

Praktische aanpak

Een andere organisatie, omgeving of situatie betekent andere stakeholders, wat vraagt om andere verantwoording om spanningen te voorkomen of te beheersen. Ieder programma vraagt zodoende om een specifieke aanpak. Rijker Verantwoorden is een praktische aanpak die programmamanagers helpt om de gewenste beweging inzichtelijk te maken en om passende vormen van verantwoording te kiezen. Vormen die de spanning die verantwoording van nature oproept voorkomen en beperken, en die passen bij zowel de lange termijn focus van het programma als de korte termijn focus van veelal de opdrachtgever en de omgeving. Verantwoording dient op deze manier als middel (ipv als doel op zich) om te laten zien waaraan wordt gewerkt, hoe dit wordt aangepakt, welk breder doel dit dient en welke effecten en (neven)resultaten hieruit voortkomen. Het gevolg is een lerende organisatie die continue reflecteert en adequaat anticipeert op haar (veranderende) omgeving.