Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden (TVB)

Wat is het belang van een heldere verdeling
van Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden?

De manier waarop we organiseren verandert in een hoog tempo. Dat vraagt om veerkrachtig organiseren. Organisaties moeten ter aansluiting op de klantvraag zo nodig de samenwerking met elkaar opzoeken. Niet alleen managers maar ook medewerkers op alle niveaus van de organisatie moeten medeverantwoordelijkheid dragen voor de manier waarop het werk georganiseerd en uitgevoerd wordt.

Met een heldere verdeling van Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden is voor iedereen duidelijk wie waar over gaat. En als je weet waar je over gaat dan weet je ook wat je zelf moet doen. En als je weet wat je zelf moet doen dan kan er ook wat tot stand komen!

Hoe komt de TVB matrix tot stand?

Het proces

Ontdek waar het schuurt

Sommige processen op afdelingen of in- en tussen organisaties verlopen stroef. Dat kan komen doordat te veel bevoegdheden bij te weinig personen liggen (wat vaak leidt stroperigheid in de besluit-vorming) of dat sprake is van overlappende bevoegdheden bij meerdere personen.
Ontdek door het maken van een TVB-verdeling waar dit het geval is en waar de resultaten dus onder druk kunnen komen te staan.

Dialogische aanpak

Een TVB-verdeling komt tot stand op basis van consensus. We gaan met alle spelers die bij een proces of samenwerkings- verband betrokken zijn om tafel om in een open gedachte- wisseling de bevoegdheden en verantwoordelijkheden door te spreken. De afspraken worden vastgelegd in een zogenoemde TVB-matrix.

In aansluiting op de werkprocessen

Omdat mensen en organisaties voortdurend veranderen is het werken op basis van een TVB-verdeling een dynamisch gegeven. Met regelmaat moet de dialoog over de bevoegdheden-verdeling dan ook worden gevoerd. Zodat maximale aansluiting gebij de werkprocessen gehandhaafd blijft.

De TVB-sessie

Stap 1: Voorbereiden van de TVB-sessie: input verzamelen

In de voorbereiding van de TVB-sessie kijken inventariseren we de onderwerpen waarop de TVB betrekking moet hebben en per onderwerp de te verdelen verantwoordelijkheden.
Vervolgens houden we interviews met alle bij het onderwerp betrokkenen.
We gaan daarbij na of er verantwoordelijk heden vergeten zijn en benoemen de punten waarop er onduidelijkheid is over de bevoegdheden.
Aan de hand hiervan wordt een concept TVBmatrix gemaakt met de belangrijkste verantwoordelijkheidsgebieden en betrokken functies. Deze concept TVBmatrix vormt te basis voor de TVB-sessie.

Stap 2: Uitvoering van de TVB-sessie

De concept TVBmatrix wordt in één of meerdere sessies met alle betrokkenen doorgenomen. Daarbij worden met name de onduidelijkheden besproken.
De waarde van de TVB-sessie zit hem niet alleen in het invullen van de TVB-matrix op zich, maar veel meer in het proces van het op elkaar afstemmen van beelden over hoe de organisatie in elkaar steekt of zou moeten steken.
Het resultaat van een TVB-sessie is een TVB-matrix waarin op compacte wijze de consensus over de verdeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden is vastgelegd.

Stap 3: Borgen en onderhouden van de opbrengst uit de TVB-sessie

Het effectief borgen van het gedachtegoed uit de TVB- sessie is belangrijk. Over welke bevoegdheden een medewerker of een leidinggevende beschikt, is immers een dynamisch gegeven. Het bevoegdhedenoverzicht heeft zoals iedere organisatorische afspraak eigenlijk een ingebouwde veroudering.
De TVB-matrix behoeft daarom periodiek onderhoud. Wanneer er zoveel wijzigingen zijn geweest dat afspraken diffuus dreigen te worden, dan wordt de bevoegdheidsverdeling opnieuw tegen het licht gehouden.

Enkele ervaringen

De TVB-matrix geeft rust. Dan weten mensen waar ze over gaan. Ze weten waar anderen over gaan. Dan kunnen we elkaar aanspreken en we weten zeker dat er geen weeskinderen (gebieden die van niemand zijn) overblijven. Er blijven zo geen dingen liggen.

(Manager reclasseringsorganisatie)

De TVB-sessie is een proces waarbij je een bepaalde manier van kijken ontwikkelt en een gezamenlijke logica ontdekt. In de sessie leg je de bevoegdheidsverdeling vast, maar die heb je daarna eigenlijk niet eens meer nodig. Want je hebt het proces gezamenlijk gedaan, dus dan heb je een gezamenlijk referentiekader.

(Hoofd P&O woningcorporatie)

Goede interviews zijn noodzakelijk. Als de lijst met gebieden niet deugt dan mist de sessie kracht. Je kan dat niet zomaar door iedereen laten maken, dat vereist analytisch vermogen.

(Bestuurder retailorganisatie)

Download gratis E-book TVB

Vraag nu tijdelijk gratis dit exclusieve E-book aan en laat u inspireren voor heldere werkafspraken in uw organisatie. Vul uw gegevens in en u ontvangt het E-book.

Margreet Groen

Naar contactgegevens Margreet Groen